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Internet-Treff Bruchsal: E-Mails

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Das Arbeiten mit E-Mails ist wohl die wichtigste Funktion für jeden Internet-Nutzer, und deshalb wurde das Thema im Bruchsaler NAIS Internet-Treff desöfteren behandelt. Auf dieser Seite finden Sie zahlreiche Hinweise - einige davon nicht mehr ganz taufrisch, aber im Großen und Ganzen immer noch richtig.

E-Mail-Kontakte: Gruppen anlegen

14. März 2016. Wenn man eine E-Mail an eine Gruppe von Leuten senden möchte, dann ist es viel zu mühsam, die Kontakte einzeln einzufügen. In solchen Fällen legt man eine Gruppe an, so dass man mit einem einzigen Klick die E-Mail an alle senden kann. Wenn sich die Empfänger alle sehen sollen, kann man die Mail entweder an “An:” oder an “Cc:” senden. Falls die Empfänger sich nicht sehen sollen und um die Vertraulichkeit der E-Mail-Adressen zu wahren, sendet man an “Bcc:”.

Das Anlegen einer Gruppe kann nun sehr verschieden sein, je nachdem, welchen E-Mail-Client (Outlook, Windows-Live Mail, Thunderstorm) oder welches Internet-Programm  (Gmail, Web.de) Sie verwenden. Im Prinzip verfolgen sie alle das gleiche Ziel - nur die Wege dahin können recht unterschiedlich sein. Hier finden Sie einige Anleitungen:

E-Mail mit großem Anhang versenden?

4. Januar 2016. Ein todsicheres Mittel, um sich Freunde zu schaffen: Eine E-Mail mit einem großen Videoclip im Anhang, oder hundert Urlaubsfotos, alle in hoher Auflösung, versenden. Im Nu ist die Mailbox des Empfängers verstopft, und eine Freundschaft geht in die Brüche. E-Mails wurden einfach nicht dafür geschaffen, große Datenanhänge zu versenden. Dafür gibt es bessere Lösungen, z.B. in der Cloud, oder bei Wesendit.com, einem Schweizer Anbieter.

Lesen Sie hier mehr über Wesendit.com.

5 Seiten Text: Der Umgang mit E-Mails

4. Januar 2016. Lesen Sie eine 5-seitige PDF-Datei über den Umgang mit E-Mails.

Link zu Webseiten in E-Mail einfügen

31. Dezember 2015. In letzter Zeit wurde ich mehrfach gefragt, wie man Links in E-Mails einfügen könne. Denn bevor man in der E-Mail lang und breit schreibt, wo genau eine bestimmte Information im Internet zu finden ist - und der Empfänger findet dann vielleicht wegen eines Fehlers die Webseite trotzdem nicht - setzt man einen Link, der Empfänger klickt darauf und landet todsicher auf der richtigen Seite. Wie das genau geht, will ich hier beschreiben, wohl wissend, dass wohl ein Dutzend verschiedener E-Mail-“Programme” im Umlauf ist. Alle sind sie leicht unterschiedlich und zugleich im Prinzip ähnlich. Das ganze geht ratz-fatz superschnell, ist aber umständlich erklärt.

Sie müssen sich vor Augen führen, dass Sie es mit zwei “Seiten” zutun haben: Erstens die geöffnete E-Mail, wo Sie wie gewohnt Empfänger, Betreff und Ihren Text bereits eingegeben haben, etwa so: ...sende ich Dir diesen Link (und am besten schalten Sie wegen der Lesbarkeit eine neue Zeile) und zweitens genau die Internet-Seite, auf die Sie den Empfänger aufmerksam machen wollen.

Gehen Sie zu der Internetseite und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste oben in die Adresszeile (auch URL-Zeile genannt) auf die sog. URL, die meistens mit www beginnt. Durch das Anklicken wird die URL markiert, d.h. blau unterlegt. Nun klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in das markierte Feld. Es öffnet sich ein kleines Untermenü. Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf “Kopieren”. Nun befindet sich die URL im sog. Zwischenspeicher.

Sie gehen jetzt zu Ihrer E-Mail, die auf das Einfügen der URL wartet. Dort am besten in die neue Zeile, die Sie geschaltet haben. Nun klicken Sie die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Untermenü, und Sie klicken mit der linken Maustaste auf “Einfügen”. Schwupps steht die URL in Ihrer E-Mail.

Nun können Sie die Mail mit dem eingefügten Link absenden. Falls Sie nicht ganz sicher sind, senden Sie sich selbst eine Testmail und sehen in wenigen Sekunden, wie die Sache mit dem Link ausschaut.

Womöglich gibt es jetzt noch einen kleinen Stolperstein, den nämlich, dass die URL zwar nun in Ihrer E-Mail steht, sie aber noch nicht verlinkt ist - erkennbar daran, dass die blaue Textfarbe und der Unterstrich fehlen. Viele E-Mail-Programme senden die Mail mit der URL, und beim Empfänger kommen sie in blau mit Unterstrich an. Falls Sie jedoch mal eine Mail mit URL, aber ohne den blauen Link erhalten sollten, gehen Sie folgendermaßen vor: Sie kopieren die URL, indem Sie sie mit der Maus markieren. Dann mit der rechten Maustaste “Kopieren”. Anschließend öffnen Sie eine neue Browserseite und fügen die URL mit der rechten Maustaste in das leere Adressfeld ganz oben ein.

Eine Variante bietet beispielsweise Gmail: Sie markieren im Text der E-Mail ein Wort oder eine Wortgruppe, die Sie für den Link benutzen wollen. Anschließend klicken Sie unten auf das Kettensymbol “Link einfügen”. Es öffnet sich ein Untermenü, wo Sie nur noch die “Webadresse” aus dem Zwischenspeicher einfügen müssen. Mit “OK” kommen Sie zurück, und nun kann die Mail gesendet werden. Andere Programme haben vielleicht kein Kettensymbol, gehen aber ähnlich vor. Einfach mal ausprobieren, es kostet ja nichts :))

Die rechte Maustaste

Wer bislang nicht wusste, wie hilfreich die rechte Maustaste ist - dies ist ein schönes Beispiel, wie nützlich sie sein kann. Lesen Sie hier, was auf Neues-Altern.de über die Nutzung der rechten Maustaste geschrieben steht.

Ältere Informationen

UPDATE: Sicherer Umgang mit E-Mails

12. November 2013. Zur Vorbereitung des NAIS Internet-Treffs am 13. November im Bruchsaler Rathaus am Oppenheimer-Platz habe ich meine persönlichen Erfahrungen mit E-Mails in knapper Form hier als PDF-Datei zusammengetragen.

Update: Die besten kostenlosen E-Mail-Dienste

26. Juli 2012. Bei welt.de können Sie die Testergebnisse von zehn führenden Anbietern nachlesen (Stand: 20. Juni 2012). Branchenprimus ist Google Mail (Gmail) mit der Note 2,15. Schlusslicht ist web.de Freemail (Note 4,25). Warum nur ist web.de nach wie vor ein so beliebtes E-Mail-Programm?!

Lesen Sie den ursprünglichen Artikel (leider ohne Updates)

Geben Sie den Begriff “e-mail” in Google ein, und Sie bekommen 3.790.000.000 Ergebnisse. Das sind fast 4 Milliarden!

Ganz grob kann man in freie E-Mail-Anbieter und in E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook oder Outlook-Express unterscheiden.

Ciao.de listet 23(!) freie E-Mail-Anbieter. Google Mail nimmt im Ranking einen Spitzenplatz ein. Das von mir sporadisch benutzte Web.de-Freemail folgt auf Position 2. Yahoo liegt auf Postion 3 und GMX folgt im Mittelfeld (wohlgemerkt, nach der Liste auf Ciao). Alle Programme sind kostenlos.

Die Programme der freien E-Mail-Anbieter können Sie von jedem internetfähigen Computer auf der ganzen Welt nutzen, um Ihre E-Mails zu empfangen und zu senden. Sie können auch Anhänge mitsenden, bei jedem Anbieter gelten andere Limits. Bei Web.de ist das Senden von Dateianhängen so geregelt, dass zuerst die Anhänge auf den Server geladen werden, anschließend sendet man die E-Mail. Übrigens: Wenn Sie Ihre Mails von einem fremden Rechner aus checken, müssen Sie sich danach abmelden (Log-out). Wenn Sie das nicht tun, kann der nächste Nutzer Ihre E-Mails lesen.

Die freien Anbieter haben in der Regel einen Viren- und einen Spamschutz eingebaut. Man kann ein Adressbuch anlegen. Die weiteren Funktionen sind sehr umfangreich und sollten vom Nutzer genauer studiert werden.

Die E-Mail-Programme von Microsoft auf Basis von Outlook und Outlook-Express laufen nicht über das Internet, sondern auf dem eigenen Rechner (sog. E-Mail-Clients). Outlook kostet Geld, während Outlook-Express kostenlos bereits enthalten ist. Verwirrend sind die von Microsoft verwendeten Begriffe:

  • Outlook-Express ist das Mail-Programm von Windows XP
  • Windows Mail ist das Mail-Programm von Windows Vista
  • Windows Live Mail ist das Mail-Programm von Windows 7

Alle arbeiten ähnlich. Windows Live Mail ist allerdings nicht in Windows 7 enthalten und muss (kostenlos) von Microsoft heruntergeladen werden.

Sie können die E-Mail-Programme auch auf Ihrem Notebook installieren, so dass die E-Mails auch unterwegs abgerufen und geschrieben werden können.

Darüber hinaus können Sie unterwegs auch von fremden Computern (z. B. in Internet-Cafés) ihre E-Mails abrufen (sog. Webmail), wenn Sie z. B. bei T-Online Ihre Mails aufrufen. Immer muss man sich vorher ordnungsgemäß anmelden bzw. einloggen. Ich habe allerdings meine Probleme damit, weil gesendete Mails nicht (lange) gespeichert werden.

Einen Vorteil für freie E-Mail-Programme wie z. B. Web.de sehe ich darin, dass man sich um das Einrichten von E-Mail-Konten nicht kümmern muss. Anders bei Outlook und Outlook-Express: Hier ist das Einrichten von E-Mail-Konten sehr verwirrend und auch von Outlook-Express zu Windows Mail zu Windows Live Mail unterschiedlich. Man muss Namen, Adressen und Servernamen angeben, verschiedene Häkchen setzen, und schnell ist ein Nachmittag herum, wenn man mehrere Konten anzulegen hat. Im Internet (Google-Suche) findet man jedoch Anleitungen, die Schritt für Schritt zum Ziel führen. Suchen Sie am besten nach “E-Mail-Konto einrichten”.

Beispiel: E-Mail-Konto bei Outlook-Express einrichten.

Wenn Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie sich selbst eine E-Mail schreiben, um zu prüfen, ob alles reibungslos funktioniert. Sie finden die Testmail nach wenigen Sekunden im Eingang. Ich habe es aber schon mehrfach erlebt, dass E-Mails mehr als einen Tag unterwegs sind.

Bei Outlook-Express (Windows Mail, Windows Live Mail) können Sie am linken Rand die Struktur Ihrer lokalen Ordner sehen: Posteingang, Postausgang, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Entwürfe, Junk-E-Mail. Die Begriffe sprechen für sich. Der Postausgang ist normalerweise leer, es sei denn, eine Mail wird gerade gesendet, oder das Senden einer Mail war nicht möglich und musste abgebrochen werden.

Sie können hier weitere Ordner anlegen mit Lokale Ordner > rechte Maustaste > Neuer Ordner... Sie können die Mails aus dem Eingang mit gedrückter Maustaste in andere Ordner verschieben. Von Zeit zu Zeit sollte man im Ordner Eingang und “gesendet” aufräumen und die Mails löschen. Sie gehen dann in den Ordner “gelöschte Elemente” und können dort noch aufgerufen werden.

Zum Aufräumen und Wiederfinden können Sie in Outlook-Express die Kopfzeilen z. B. im Eingang benutzen. Klicken Sie auf “Von” und die Mails werden nach dem Namen des Absenders alphabetisch sortiert. Wenn Sie noch einmal auf “Von” klicken, werden die Absender entgegen dem Alphabet gelistet. So lassen sich alle E-Mails eines Absenders im Block anzeigen und gegebenenfalls im Block löschen. Dasselbe gilt für die Kopfzeile “Betreff”. Beim Klicken auf “Empfangen” werden die Mails nach Datum entweder aufsteigend oder abfallend sortiert.

Falls Sie Sicherheitsprogramme wie z. B. Kaspersky benutzen, wird eine Vorstufe zum Mail-Eingang zwischengeschaltet. Bevor Sie die E-Mails auf Ihren Rechner laden, zeigt Ihnen Kaspersky eine Vorschau, mit der Sie unwillkommene Mails bereits auf dem Server löschen können.

Spam-Mails sind noch vor Kurzem eine wahre Pest gewesen. Mir scheint, das hat nachgelassen. Ich hatte schon ewig keine Viagramail im Posteingang :)) Hier gilt wieder: Tragen Sie sich nicht mit Ihrer E-Mailadresse überall ein, auch nicht bei Spielen, kostenlosen Programme, Weihnachtskarten und dergleichen mehr. Wer seine Spuren im Internet weit streut, darf sich über viele Spam-Mails nicht wundern.

Anlegen des Adressbuchs: Ohne Adressbücher geht es nicht. Diese Funktion ist in der Regel selbsterklärend. Wenn Sie bestimmte Adressen in Kategorien bzw. Gruppen zusammenfassen wollen, dann ist der Weg immer erst über den Kontakt (die Einzeladresse), Kontakte werden in einer neuen Gruppe zusammengefasst.

CC oder BC?
Diese Begriffe stammen noch aus der Zeit, als mit Schreibmaschine und Kohlepapier gearbeitet wurde. CC steht für Carbon Copy (Durchschlag) und BC für Blind Copy. Der Empfänger von BC bekam seine Kopie, ohne dass er auf dem Verteiler stand (quasi blind). Unter Freunden, guten Bekannten und Vereinsmitgliedern besteht in der Regel ein Vertrauensverhältnis. Jeder darf sehen, wer sonst noch diese E-Mail bekommen hat. Hier ist CC der Normalfall; CC fördert die Kommunikation unter den Gruppenmitgliedern.

Unter Fremden sollte man mit CC vorsichtig sein. Mancher E-Mail-Nutzer möchte nicht, dass seine E-Mail-Adresse in die weite Welt hinausposaunt wird. Hierfür gibt es BC. Wie geht man nun in der Praxis vor? Sie schreiben die E-Mail an Ihre eigene Adresse und setzen alle Empfängeradressen in BC.

Dateianhänge
Über dieses Thema wurde schon oft gesprochen. Hier muss die Devise lauten: Weniger ist mehr! Wordtexte und Exceldateien bereiten keine Probleme (es sei denn, sie enthalten viele große Bilder). Besonders ärgerlich ist es, wenn Fotos aus der schönen neuen Digitalkamera unbearbeitet per E-Mail verschickt werden. Ein einziges großes Foto von 5MB oder mehr kann den Posteingang des Empfängers zu verstopfen, mit der Folge, dass dieses Postfach von nun an überhaupt keine Mails empfangen werden kann. Eine Gedankenlosigkeit und Zumutung!

Deshalb ist es unabdingbar, dass große Fotos (oder gar Videos) vor dem Versenden verkleinert werden.  Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir hatten im Internet-Treff schon mehrfach über den Gebrauch des Microsoft Picture Manager gesprochen (dort auch weitere Infos über E-Mail und E-Mail-Anhänge).

Haftungsausschluss

Der Autor übernimmt keine Haftung für den Inhalt, insbesondere im Hinblick auf Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen. Das Geltendmachen von Ansprüchen jeglicher Art ist ausgeschlossen.

 

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